Tối Ưu Hiệu Suất Làm Việc
30 Đồ Họa Thông Tin dựa trên Nghiên cứu Toàn diện
Một quy trình 5 bước để giải phóng tâm trí và quản lý công việc hiệu quả.
Ghi lại mọi thứ
Xác định hành động
Đưa vào đúng danh sách
Xem lại & cập nhật
Hành động tự tin
⏱️
Nếu một hành động mất ít hơn 2 phút để hoàn thành...
...HÃY LÀM NGAY LẬP TỨC!
Không trì hoãn, không lên lịch. Chỉ cần thực hiện.
Là trái tim của hệ thống GTD, giúp hệ thống luôn đáng tin cậy.
Hàng Tuần
Cập nhật
danh sách
Sắp xếp
ưu tiên
Lên kế hoạch
tuần tới
Giải phóng
tâm trí
Phân loại công việc dựa trên Mức độ Quan trọng và Khẩn cấp.
Khẩn cấp
Không khẩn cấp
Khẩn cấp
Không khẩn cấp
Khủng hoảng, deadline cận kề.
Lập kế hoạch, học kỹ năng mới, mục tiêu dài hạn.
Họp không cần thiết, email gián đoạn.
Lướt mạng xã hội, thói quen xấu.
Phân chia ngày làm việc thành các khối thời gian dành riêng cho từng nhiệm vụ.
Làm việc tập trung theo các phiên ngắt quãng.
1 Pomodoro = 25 phút làm việc + 5 phút nghỉ ngắn.
Sau 4 Pomodoro, nghỉ dài 15-30 phút.
Google Keep
Thu thập
Google Tasks
Sắp xếp
Google Calendar
Thực thi
Ghi lại ý tưởng tức thì dưới mọi hình thức.
Văn bản
Checklist
Ghi âm
Hình ảnh
Bản vẽ
Ghim
Google Keep: ⚡ Giấy nhớ kỹ thuật số
Tối ưu cho tốc độ, thu thập nhanh.
Evernote: 🗄️ Tủ hồ sơ cá nhân
Tốt cho việc lưu trữ tài liệu dài hạn.
Notion: 🏗️ Không gian làm việc
Linh hoạt, mạnh mẽ, có cấu trúc database.
Tạo các danh sách riêng biệt để quản lý công việc.
- 01 - ACTIONS: Các hành động đơn lẻ.
- 02 - PROJECTS: Các công việc lớn (sử dụng subtasks).
- 03 - WAITING FOR: Việc đã ủy quyền.
- 04 - SOMEDAY/MAYBE: Ý tưởng cho tương lai.
⭐
Gắn Dấu Sao
cho việc Quan trọng
+
🗓️
Đặt Ngày Hạn
cho việc Khẩn cấp
⭐ + 🗓️ (Hôm nay) = Góc 1 (Làm ngay)
Biến email thành nhiệm vụ chỉ bằng một thao tác kéo-thả.
📧
☑️
Nhiệm vụ
Nhiệm vụ mới tự động liên kết lại email gốc.
Bảo vệ thời gian cho công việc quan trọng bằng cách lên lịch hẹn với chính mình.
- Tự động từ chối cuộc họp
- Tắt thông báo Chat
Kéo-thả nhiệm vụ từ danh sách vào khung giờ cụ thể trên lịch.
☑️
Nhiệm vụ
"Soạn Báo cáo"
14:00 - 16:00
Trên Lịch
Biến "việc cần làm" thành "việc sẽ làm".
Tắt thông báo cho từng nhóm/người cụ thể.
Tùy chỉnh trong Cài đặt > Thông báo (tắt âm, rung...).
Tắt hoàn toàn quyền thông báo của Zalo trên điện thoại/máy tính.
Giao việc và theo dõi tiến độ ngay trong nhóm chat.
Tên công việc: [Nội dung công việc]
👤 Người thực hiện: @Tên
👀 Người theo dõi: @Tên
🗓️ Thời hạn: [Ngày/Tháng/Năm]
Tạo mẫu trả lời cho các câu hỏi thường gặp.
Gõ /camon
↓
"Cảm ơn bạn đã quan tâm. Chúng tôi sẽ phản hồi trong thời gian sớm nhất."
Tự động phản hồi khi bạn vắng mặt hoặc ngoài giờ làm việc.
💬
Tin nhắn đến
🤖
Phản hồi tự động
Giúp quản lý kỳ vọng của khách hàng, đối tác.
Coi Zalo To-Do là "hộp thư đến" phụ.
Zalo To-Do
Rà soát
cuối ngày
Google Tasks
Chuyển các việc quan trọng sang Google Tasks để quản lý tập trung.
Phân tích cách bạn sử dụng thời gian dựa trên dữ liệu.
📊 Các chỉ số chính:
- Phân bổ thời gian: Tỷ lệ thời gian cho họp, focus time...
- Thời gian trong các cuộc họp: Tổng số giờ họp mỗi tuần.
- Những người bạn họp cùng: Ai là người bạn tương tác nhiều nhất.
Áp dụng chu trình PDCA để tối ưu hóa lịch trình.
Lập kế hoạch
Thực hiện
Kiểm tra
(Time Insights)
Hành động
Kết nối các ứng dụng để tạo quy trình làm việc tự động.
(Nếu điều này xảy ra)
(Thì làm điều kia)
Không cần biết lập trình.
↓
↓
↓
🎯
Tập trung vào "Thu thập"
Xây dựng thói quen đưa mọi thứ ra khỏi đầu.
🗂️ → 📅
Tổ chức & Lên Lịch
Xử lý "hộp thư đến" và lên kế hoạch hành động.
🔄 → 🚀
Tinh Chỉnh & Tối Ưu Hóa
Biến các hành động thành thói quen bền vững.